Najszybsze wdrożenie M365 w Polsce. Jak to zrobiliśmy?

Autor

Waldemar Siennicki

Dlaczego to zrobiliśmy?  

W połowie roku 2019, mając na uwadze, że wkrótce zakończy się wsparcie dla produktu Office 2010, rozpoczęliśmy planowanie wymiany pakietu usług biurowych. I chociaż „Office” nasuwa automatycznie skojarzenie z „parkurem” i przeciągłym, memicznym „Nooooo!” wykrzyczanym przez jednego z bohaterów serialu o tym samym tytule, w naszym przypadku ta transformacja zakończyła się pełnym sukcesem.  

A była to transformacja niełatwa i kompleksowa, bo obejmująca model pracy w całej grupie PZU, na wszystkich szczeblach zarządzania i w każdym obszarze działalności. 

Jednym z wyzwań przedsięwzięcia (oprócz jego skali) było dopasowanie nowego pakietu do potrzeb organizacji. Co więcej, zbiegło się ono w czasie z lockdownem i przejściem ponad 15 000 osób na pracę zdalną w ciągu dwóch tygodni.  

Mieliśmy więc ogromną motywację, by w stosunkowo krótkim czasie stworzyć nowoczesne, hybrydowe miejsce pracy, a sam projekt transformacji stał się nie tyle technicznym, co strategicznym wdrożeniem, które ukształtowało sposób funkcjonowania grupy PZU na najbliższe lata.  

Jak do tego podeszliśmy?  

Każdy projekt ma swoje pułapki i wyzwania. W naszym przypadku, musieliśmy mieć mocno na uwadze obszary transformacji, technologii, organizacji oraz jej otoczenie prawne (KNF i UODO).  

To właśnie te obszary zdeterminowały realizację przedsięwzięcia w formule projektowej, w 5 ściśle określonych nurtach działań.  

Były to: 

1. Wybór technologii, kontrahenta i szczegóły kontraktu. 
2. Całość transformacji, komunikacja zmiany, cykl szkoleń dla pracowników oraz powołanie ponad 140 Ambasadorów NPG (skrót od: Narzędzia Pracy Grupowej). 
3. Fundamenty rozwiązania, czyli architektura projektu – można powiedzieć „the core” całego przedsięwzięcia. 
4. KNF i RODO, czyli wymogi i regulacje. 
5. Wdrożenie M365 wewnątrz organizacji.  

Punktem szóstym powinna być celebracja sukcesu… ale poprzestańmy na faktach! 

W ramach projektu wdrożenia Narzędzi Pracy Grupowej umożliwiliśmy wszystkim korzystanie z pełnej funkcjonalności Teams i pakietu M365, wraz z przetwarzaniem danych w chmurze obliczeniowej. Kluczem do pomyślnego wdrożenia było powiadomienie wielu Spółek Grupy PZU w tym samym czasie. I tu przyszła z pomocą kluczowa wartość PZU, czyli współpraca. Słowo z pozoru proste i oczywiste, ale jakże ważne w obliczu zmian w całej organizacji. Tym bardziej że w grze były takie kwestie jak prace nad negocjacją i podpisaniem kontraktu, analiza funkcjonalna, architektoniczna, techniczna, prawo-formalna i bezpieczeństwa, aż po finalne wdrożenie usług M365 w PZU. Zarządy Spółek okazały nam silne wsparcie, a w całym procesie brało czynny udział ponad 100 osób z co najmniej 16 biur w PZU, nie mówiąc już o 140 Ambasadorach i osobach z 10 spółek zależnych. O czym to świadczy? Cóż, chyba o tym, że całkiem nieźle się ze sobą dogadujemy, prawda?:) 

Jakie technologie za tym stoją? 

Faza migracji odbywała się w kilu etapach: ​

Transformacja nie jest procesem, który ma określony punkt końcowy – a przynajmniej nie u nas. Nieustannie edukujemy naszych pracowników co do praktycznego wykorzystywania wdrożonych usług dzięki temu, że nasi Ambasadorzy nie stracili jeszcze entuzjazmu.  A tak na serio – z ich pomocą przygotowujemy dodatkowe materiały instruktażowe, filmy na temat spotkań hybrydowych (tych, które nie mogłyby być mailem) – i dzięki temu podejściu otrzymaliśmy wyniki Adoption Score – Communication o 21% wyższy niż w innych firmach z naszego segmentu.  

Znów odwołując się do „The Office” – jeden z bohaterów powiedział „Czasami zaczynam zdanie i nie wiem, do czego zmierzam. Po prostu mam nadzieję, że w trakcie będę to wiedział”. W naszym przypadku zaczęliśmy tę transformację z jasno określonym celem stworzenia nowoczesnego, elastycznego środowiska pracy. Nadzieje były duże, to fakt – i patrząc na liczby, zostały one spełnione.  

Liczby tego projektu