Standardy postępowania w PZU – regulacje szczegółowe

Zasady zarządzania konfliktem interesów

PZU prowadzi działalność ubezpieczeniową i dąży do ochrony interesów klientów. W codziennych wyborach i decyzjach biznesowych kierujemy się zasadami zarządzania konfliktem interesów, stale je monitorujemy i aktualizujemy. Mamy świadomość występowania w działalności biznesowej różnych form potencjalnego konfliktu interesów. Zwykle są to sytuacje, w których dochodzi – lub może dojść – do sprzeczności między:

interesem spółki PZU lub osoby z nią powiązanej a interesem klienta,
interesami dwóch lub więcej klientów PZU,
interesem osoby powiązanej z PZU a PZU.

Nasze działania opieramy na wzajemnym zaufaniu i przejrzystej komunikacji. Dokładnie analizujemy każdy przypadek konfliktu interesów, zgodnie z przyjętą kulturą compliance PZU, w myśl naszej wartości „jesteśmy fair”.

Zasady postępowania z prezentami

PZU przyjął szczegółowe regulacje, które dotyczą postępowania z prezentami. Aby zapewnić stosowanie dobrych praktyk i standardów rynkowych w tym zakresie, w Grupie PZU obowiązują jasne zasady przyjmowania i wręczania prezentów przez pracowników firmy. Przyjęcie lub wręczenie prezentu jest dozwolone wyłącznie w celu budowania relacji biznesowych lub w związku z okazaniem uprzejmości w relacjach z klientem lub partnerem biznesowym, jeżeli:

wymagają tego najlepsze praktyki biznesowe,
prezent jest przekazany zgodnie z obowiązującymi zasadami, w sposób otwarty i nie budzący podejrzeń,
są zachowane zasady etyki i transparentności działań.

Program antykorupcyjny

PZU jako świadomy uczestnik rynku finansowego wdrożył Program antykorupcyjny.

Program antykorupcyjny służy zachowaniu transparentności w relacjach pomiędzy PZU a partnerami biznesowymi PZU oraz ograniczeniu ryzyka korupcji. Dobre Praktyki Grupy PZU wraz z Programem, określają podstawowe standardy etyczne przyjęte w PZU. Przyczynić się one mają do budowy wzajemnego zaufania i szacunku pomiędzy PZU i partnerami biznesowymi PZU.

Dodatkowo Spółka przyjęła Politykę antykorupcyjną, której celem jest określenie standardów postępowania dla osób powiązanych z PZU oraz dla partnerów biznesowych, które służą budowaniu skutecznego systemu antykorupcyjnego w organizacji.

ISO certyfikat PL

357kB

ISO certyfikat ENG

355kB

Certyfikacja PN-ISO 37001:2017-05

PZU SA i PZU Życie SA w roku 2023 uzyskały certyfikację Systemu Zarządzania Działaniami Antykorupcyjnymi zgodnie z normą ISO 37001, przyznaną przez Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A.

International Organization for Standardization (w skrócie ISO) to prestiżowa, międzynarodowa organizacja zajmująca się przygotowywaniem norm dla wyróżniających się pod tym kątem instytucji. Powstała w 1946 r. w Londynie, a w konferencji założycielskiej udział wzięło 65 delegatów z 25 krajów, w tym także przedstawiciele Polskiego Komitetu Normalizacyjnego.

Uzyskanie certyfikatu stanowi potwierdzenie zaangażowania Spółek w systemowe zapobieganie i przeciwdziałanie zagrożeniom korupcyjnym.

Czym jest dla nas korupcja?

Korupcją jest bezpośrednie lub pośrednie żądanie, przyjęcie, udzielenie lub obietnica nienależnej korzyści majątkowej lub osobistej, w zamian za działanie lub zaniechanie określonego działania, w związku z pełnieniem funkcji w PZU.

Nasze zobowiązania

PZU deklaruje, że prowadzi działalność zgodnie z przepisami prawa i w sposób uczciwy. Przeciwdziałamy wszelkim formom korupcji, na którą mogą być narażone działania, które realizujemy.

W ramach realizacji zadań biznesowych oraz współpracy z partnerami biznesowymi stosujemy system identyfikacji, ograniczania i monitoringu ryzyka korupcji.
Wdrażamy rozwiązania, które zarządzają ryzykiem korupcji i przeciwdziałają jej potencjalnym negatywnym wpływom.
Stosujemy przejrzysty proces wyboru partnerów biznesowych – kierujemy się w szczególności oceną jakości ich usług, ceny, parametrów technicznych i przydatności.
Zobowiązujemy naszych pracowników do działania w sposób uczciwy a także unikania czynników zwiększających ryzyko korupcji.
Wdrażamy edukację antykorupcyjną do programu szkoleń obowiązkowych dla pracowników PZU.
Odpowiedzialnie zarządzamy przypadkami konfliktu interesów, które mogą podważać naszą wiarygodność.
Posiadamy przejrzyste zasady działalności sponsoringowej i prewencyjnej.
Określamy zasady przyjmowania i wręczania prezentów lub korzyści.
Unikamy transakcji, które ze względu na swój charakter lub sposób prowadzenia negocjacji handlowych mogłyby budzić wątpliwości lub sprawiać wrażenie niewłaściwych lub nielegalnych.
Pracownicy PZU nie mogą żądać ani oczekiwać łapówek ani innych form nieuzasadnionego wzbogacenia się od partnerów biznesowych PZU.

PZU umożliwia zgłaszanie zachowań mających znamiona korupcji w ramach funkcjonującego w PZU Systemu Zgłaszania Nieprawidłowości, o którym informacje znajdziesz tutaj.

Czego oczekujemy od naszych partnerów biznesowych?

Jakakolwiek postać lub próba korupcji, w tym szantaż czy przekupstwo oraz jakiekolwiek inne nielegalne praktyki, są niedopuszczalne w relacjach biznesowych z PZU.

Od partnerów biznesowych PZU oczekujemy przestrzegania zasad, które sami stosujemy.

W szczególności partner biznesowy PZU:

Powinien dbać o zgodność podejmowanych działań z przepisami prawa i normami etycznymi.
Jest zobowiązany do działania z poszanowaniem wartości wymienionych w Dobrych Praktykach Grupy PZU oraz Kodeksie Dobrych Praktyk CSR Dostawców Grupy PZU.
Podlega ocenie PZU w zakresie ryzyka korupcji.
Będzie identyfikował i zgłaszał do PZU przypadki ryzyka konfliktu interesów w relacji z PZU w celu wypracowania sposobu zarządzenia nim.
Nie może pośrednio ani bezpośrednio proponować, obiecywać, dawać i żądać korzyści majątkowych lub osobistych pracownikom PZU w celu uzyskania oczekiwanej decyzji, wywołania czy też zaniechania określonego działania.
Nie powinien przekazywać korzyści majątkowych lub osobistych pracownikom PZU, ich krewnym lub osobom bliskim z naruszeniem obowiązujących w PZU zasad.
Jest zobowiązany, co do zasady, do akceptacji klauzul antykorupcyjnych PZU w umowach zawieranych z PZU.

Przykładowe klauzule antykorupcyjne PZU

[Partner biznesowy] oświadcza, że zapoznał się z podstawowymi zasadami wynikającymi ze standardów antykorupcyjnych określonych przez Spółkę i zobowiązuje się do ich przestrzegania.
Naruszenie przez [Partnera Biznesowego] standardów antykorupcyjnych określonych przez Spółkę może być uznane za naruszenie postanowień umownych i stanowić podstawę rozwiązania umowy.
[Partner biznesowy] wyraża zgodę by wszystkie płatności na Jego rzecz dokonywane były po otrzymaniu przez [Spółkę] faktury, lub innego dokumentu stanowiącego podstawę płatności.

Polityka outsourcingu

Celem wprowadzenia polityki outsourcingu w PZU SA oraz PZU Życie SA było wypełnienie wymogów, które wynikają z nowej ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej. Wdraża ona do polskiego porządku prawnego Dyrektywę Parlamentu Europejskiego - Wypłacalność II. Polityka outsourcingu układa w nowy sposób proces zarządzania ryzykiem umów zawieranych z dostawcami, w zakresie czynności ubezpieczeniowych i czynności działalności reasekuracyjnej. Określa nowe zasady i nowe narzędzia zarządzania ryzykiem w umowach outsourcingu, a także zasady dotyczące outsourcingu wewnątrz Grupy PZU i zasady współpracy w tym obszarze z Komisją Nadzoru Finansowego. Wprowadzone rozwiązania mają na celu zapewnienie przestrzegania przez PZU wymogów prawnych i oczekiwań organu nadzoru. Regulacja służy zwiększeniu efektywności zarządzania ryzykiem outsourcingu.

Kodeks etyki reklamy

Kodeks etyki reklamy w PZU ma na celu zapewnienie najwyższej jakości przekazu marketingowego PZU, z poszanowaniem interesu Klienta i innych uczestników rynku oraz zaufania, jakim darzą PZU Klienci.

Uwzględnia on wydane przez Komisję Nadzoru Finansowego Zasady reklamowania usług ubezpieczeniowych.

Sygnalista

Sygnalista: kto to?

Sygnalista to osoba zgłaszająca naruszenie, które miało miejsce w Spółce w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być pracownik, jak i np.: były pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, praktykant, stażysta, kandydat do pracy, partner biznesowy, podwykonawca czy wolontariusz.

Jakie naruszenia podlegają zgłoszeniu?

Zgłoszeniu podlegają naruszenia objęte przepisami ustawy z 14 czerwca 2024 r. o sygnalistach, które dotyczą działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

korupcji;
zamówień publicznych;
usług, produktów i rynków finansowych;
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
bezpieczeństwa transportu;
ochrony środowiska;
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
bezpieczeństwa żywności i pasz;
zdrowia i dobrostanu zwierząt;
zdrowia publicznego;
ochrony konsumentów;
ochrony prywatności i danych osobowych;
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej.

Kanały zgłaszania naruszeń

Zgłoszenie naruszenia jest możliwe:

telefonicznie – pod numerem +48 225822775, dedykowanym tylko do dokonywania zgłoszeń (linia nagrywana); zgłoszenia telefoniczne mogą być dokonywane od poniedziałku do piątku w godzinach 10-15, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy;
elektronicznie – na adres sygnalista@pzu.pl;
pocztą tradycyjną – na adres Spółki: Biuro Compliance, Powszechny Zakład Ubezpieczeń Spółka Akcyjna lub Powszechny Zakład Ubezpieczeń na Życie Spółka Akcyjna, Rondo Ignacego Daszyńskiego 4, 00-843 Warszawa, z dopiskiem: „zgłoszenie naruszenia - poufne”;
osobiście – w trakcie bezpośredniego spotkania z pracownikiem rozpatrującym zgłoszenie. Takie spotkanie jest organizowane na wniosek złożony przez zgłaszającego z wykorzystaniem jednego z kanałów zgłoszeń opisanych wyżej. Spotkanie organizowane jest wówczas w siedzibie Spółki w ciągu 14 dni od dnia otrzymania informacji. Rozpatrujący zgłoszenie po każdym spotkaniu przygotowuje protokół.

Zgłoszenie powinno zawierać informacje i dane umożliwiające jego weryfikację, w szczególności:

wskazanie Spółki, której zgłoszenie dotyczy;
opis naruszenia oraz, jeśli to możliwe, wskazanie naruszonego przepisu prawa;
miejsce i czas wystąpienia naruszenia;
informacje o osobie, której dotyczy zgłoszenie;
w przypadku zgłaszania wątpliwości co do zgodności określonych działań lub zaniechań, uzasadnienie swoich wątpliwości oraz przyczyn ich powstania;
opis znajdujących się w posiadaniu sygnalisty dokumentów oraz innych dostępnych dowodów dotyczących zgłoszenia;
imię i nazwisko sygnalisty oraz dane umożliwiające kontakt z sygnalistą, chyba że zgłoszenie jest anonimowe.

Gwarancja poufności

Tożsamość sygnalisty nie zostanie ujawniona bez wyraźnej zgody tej osoby, żadnej osobie, która nie jest do tego upoważniona. Osobą upoważnioną jest np.: pracownik przyjmujący zgłoszenie czy je weryfikujący.

Wyjątkiem od tej zasady jest ujawnienie tożsamości za zgodą sygnalisty lub, jeśli jest konieczne, dla celów postępowań wyjaśniających lub sądowych dotyczących obrony osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Zgłoszenia anonimowe lub imienne

Zgłoszenie naruszenia może być anonimowe, może być też imienne. Zwracamy jednak uwagę, że zgłoszenia bez podania danych kontaktowych skutkują brakiem poinformowania o przyjęciu zgłoszenia oraz brakiem przekazania informacji zwrotnej.

Prawa sygnalisty

Każdemu sygnaliście Spółka zapewnia:

zachowanie w poufności jego danych osobowych, czyli informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować jego tożsamość,
ochronę przed działaniami odwetowymi;
w przypadku obawy o zastosowanie działań odwetowych, sygnalista może ją zgłosić za pośrednictwem jednego z kanałów zgłaszania naruszeń,
przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w sposób rzetelny i kompleksowy, z zachowaniem zasad bezstronności i obiektywizmu,
przekazanie informacji o przyjęciu zgłoszenia oraz przekazanie informacji zwrotnej.

Przetwarzanie danych osobowych

Wszelkie dane osobowe pozyskane w związku z dokonanym zgłoszeniem są przetwarzane zgodnie z postanowieniami rozporządzenia RODO, innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz przepisów wewnętrznych PZU.
Spółka, po otrzymaniu zgłoszenia, przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego postępowania wyjaśniającego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem postępowania wyjaśniającego, dokumenty związane ze Zgłoszeniem oraz pozostałe informacje zamieszczone w Rejestrze Zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono postępowanie wyjaśniające, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Po upływie okresu, o którym mowa powyżej, dokumenty i dane zebrane w trakcie postępowania wyjaśniającego podlegają usunięciu zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych aktach wewnętrznych obowiązujących w Spółce.

Zgłoszenia naruszeń organom publicznym

Sygnalista może, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia Spółce, dokonać zgłoszenia o naruszeniu prawa organowi publicznemu:

do Rzecznika Praw Obywatelskich
lub do organu publicznego przyjmującego zgłoszenia naruszeń w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu
oraz, w stosownych przypadkach do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Zgłoszenia o naruszeniu prawa organowi publicznemu należy dokonać zgodnie z procedurą przyjmowania zgłoszeń ustaloną przez dany podmiot.

Zapoznaj się z treścią klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych w PZU.